Comment créer une signature e-mail professionnelle
Une bonne signature dit qui vous êtes et comment vous joindre en un coup d'œil, et s'affiche bien partout : sur ordinateur, sur téléphone, dans Gmail et dans Outlook. Voici comment faire.
Ce qu'il faut inclure
Restez bref : quatre à six lignes suffisent.
- Votre nom.
- Votre poste et votre entreprise.
- Un ou deux moyens de vous joindre (téléphone, site web).
- Facultatif : une petite photo ou un logo.
- Facultatif : une ligne avec une adresse ou un lien de prise de rendez-vous.
Des conseils de design qui fonctionnent partout
Utilisez une couleur d'accent et une police courante comme Arial ; les polices spéciales sont remplacées par l'appli du lecteur. Gardez les images petites (un logo de moins de 200 pixels de large) et évitez de mettre du texte important dans des images, car beaucoup d'applis les bloquent tant que le lecteur ne les autorise pas.
Pensez au téléphone : une seule colonne, des liens faciles à toucher et pas de tableaux larges. Outlook pour Windows est l'appli la plus exigeante : testez-y votre signature si vos clients l'utilisent.
Les erreurs à éviter
Les longues citations, les nombreuses icônes de réseaux sociaux, les bannières énormes, plusieurs couleurs et les mentions légales plus longues que l'e-mail lui-même encombrent une signature. Évitez aussi une signature faite d'une seule image : elle peut ne pas s'afficher, et personne ne peut copier votre numéro.
La configuration pas à pas
La plupart des applis ont un réglage de signature. Dans NotiSpark, il faut environ une minute.
- Ouvrez Paramètres, puis Signature.
- Choisissez Modèle prêt à l'emploi et l'un des sept designs.
- Saisissez vos informations, ajoutez une photo ou un logo et choisissez une couleur.
- Prévisualisez-la comme sur un ordinateur et un téléphone, puis Enregistrez.
- Choisissez les comptes qui l'utilisent. Vous avez déjà une signature HTML ? Utilisez Importer un fichier HTML.
Des exemples qui fonctionnent
Une signature simple pourrait être : Maria Silva, Responsable commerciale, Bright Ideas SARL, +1 555 0142, brightideas.example. Cinq lignes, aucune image, et elle s’affiche pareil partout.
Une signature mise en forme ajoute une petite photo ronde ou un logo à gauche, le nom en gras, le poste en gris et l’entreprise dans la couleur de votre marque, avec les coordonnées en dessous. Sur un téléphone, l’image passe au-dessus du texte. Les modèles prêts à l’emploi de NotiSpark fonctionnent ainsi.
Photos, logos et images
Les images rendent une signature plus chaleureuse, mais causent la plupart des problèmes. Beaucoup d’applications bloquent les images d’expéditeurs inconnus : le texte doit donc avoir du sens sans elles. Gardez un fichier léger, idéalement moins de 50 Ko, en PNG ou JPG ; certaines applications, dont Outlook pour Windows, peuvent ne pas afficher les formats récents comme WebP.
Si votre logo est hébergé sur votre site, vérifiez que son adresse utilise https et ne changera pas. Un logo intégré à l’e-mail s’affiche toujours, mais alourdit un peu chaque message.
Des signatures différentes selon les situations
Beaucoup de gens utilisent une signature complète pour les nouveaux e-mails et une courte (nom et téléphone) pour les réponses, afin que les longues conversations restent lisibles. Si vous avez plusieurs comptes, donnez à chacun sa signature, par exemple une professionnelle et une personnelle.
Tenez votre signature à jour : un mauvais numéro ou un ancien poste donne une impression de négligence. Relisez-la dès que vos coordonnées changent.
Questions et réponses
Faut-il ajouter des icônes de réseaux sociaux ?
Seulement une ou deux qui comptent pour votre travail, comme LinkedIn. Une rangée d’icônes encombre la signature et ajoute des images qui peuvent être bloquées.
Pourquoi ma signature s’affiche-t-elle mal dans Outlook ?
Outlook pour Windows utilise Word pour afficher les e-mails et ignore de nombreuses fonctions de mise en page modernes. Les signatures faites avec des tableaux simples, comme les modèles de NotiSpark, évitent ce problème.
Puis-je utiliser la même signature sur mon téléphone ?
Oui. Dans NotiSpark, vous pouvez importer la même signature HTML sur le téléphone, et les modèles passent sur une colonne sur les petits écrans.