Como fazer uma assinatura de e-mail profissional

O que incluir

Seja breve: de quatro a seis linhas é o bastante.

1. Seu nome.
2. Seu cargo e empresa.
3. Uma ou duas formas de contato (telefone, site).
4. Opcional: uma foto ou logo pequenos.
5. Opcional: uma linha como endereço ou link de agendamento.

Dicas de design que funcionam em todo lugar

Use uma cor de destaque e uma fonte comum como Arial; fontes especiais são trocadas pelo app do leitor. Mantenha as imagens pequenas (um logo com menos de 200 pixels de largura) e não coloque textos importantes dentro de imagens, porque muitos apps bloqueiam imagens até o leitor permitir.

Pense no celular: uma coluna, links fáceis de tocar e nada de tabelas largas. O Outlook para Windows é o app mais exigente, então teste lá se seus clientes o usam.

Erros a evitar

Citações longas, muitos ícones de redes sociais, banners enormes, várias cores e avisos legais maiores que o próprio e-mail deixam a assinatura poluída. Evite também uma assinatura que seja só uma imagem: ela pode nem aparecer, e ninguém consegue copiar seu telefone dela.

Configure passo a passo

A maioria dos apps tem uma opção de assinatura. No NotiSpark leva cerca de um minuto.

1. Abra Configurações e depois Assinatura.
2. Escolha Modelo pronto e um dos sete designs.
3. Digite seus dados, adicione foto ou logo e escolha uma cor.
4. Veja a prévia como no computador e no celular, e Salve.
5. Escolha quais contas a usam. Já tem uma assinatura em HTML? Use Importar arquivo HTML.

Exemplos que funcionam

Uma assinatura simples pode ser: Maria Silva, Gerente de Vendas, Bright Ideas Ltda., +1 555 0142, brightideas.example. Cinco linhas, sem imagens, e ela fica igual em qualquer aplicativo.

Uma assinatura com design adiciona uma pequena foto redonda ou logotipo à esquerda, o nome em negrito, o cargo em cinza e a empresa na cor da sua marca, com os contatos embaixo. No celular, a imagem vai para cima do texto. Os modelos prontos do NotiSpark funcionam assim.

Fotos, logotipos e imagens

Imagens deixam a assinatura mais simpática, mas causam a maioria dos problemas. Muitos aplicativos bloqueiam imagens de remetentes desconhecidos, então o texto precisa fazer sentido sem elas. Mantenha o arquivo pequeno, de preferência abaixo de 50 KB, em PNG ou JPG; alguns aplicativos, como o Outlook para Windows, podem não mostrar formatos mais novos como WebP.

Se o logotipo estiver no seu site, confira se o endereço usa https e não vai mudar. Um logotipo embutido no e-mail sempre aparece, mas deixa cada mensagem um pouco maior.

Assinaturas diferentes para cada situação

Muita gente usa uma assinatura completa em e-mails novos e uma curta (só nome e telefone) nas respostas, para que conversas longas fiquem organizadas. Se você tem várias contas, dê a cada uma sua própria assinatura, por exemplo uma profissional e uma pessoal.

Mantenha a assinatura atualizada: um telefone errado ou um cargo antigo passa uma imagem de descuido. Revise-a sempre que seus dados mudarem.

Perguntas e respostas